Tu utilises Notion pour organiser ta vie, ton business ou tes projets perso ? Super ! Mais as-tu déjà pris le temps de vraiment organiser ton espace Notion ?
Quand on utilise Notion tous les jours, bah, c’est comme son bureau, parfois ça devient le bazar et on a besoin d’un bon coup de ménage pour se libérer la tête et repartir avec les idées claires. Quoi de mieux que la fin d’année pour repartir du bon pied (genre comme les bonnes résolutions oui.. oui).
Si tu es comme moi et que tu adores (Notion ça je n’en doute pas si tu es arrivée là, mais aussi..) le ménage et le rangement…
Et même si ce n’est pas le cas ! ne pars pas en courant.. tu vas voir qu’on va faire cette session d’organisation et d’optimisation Notion dans la joie et la bonne humeur en quelques clics.
Dans cet article, je te propose une checklist de 12 actions Notion pour organiser ton espace Notion, comme les 12 coups de minuit.
Tu devras donc les faire avant minuit, sinon ton Notion s’auto-détruira… c’est faux évidemment hein !
Tu peux faire ces 12 actions concrètes tranquillement, à ton rythme pour dire au revoir à la pagaille et au chaos et dire bonjour à un espace Notion optimisé pour de nouveaux projets bien orchestrés.
C’est parti pour cette session d’organisation de Notion, et crois-moi, ça va te faire du bien !
1️⃣ Nettoie ton espace Notion (supprime l’inutile) 🧹
👉 Ce que tu peux faire :
Fais un grand tri dans tes pages Notion. Supprime ou archive celles que tu n’as pas ouvertes depuis 6 mois.
Pour cela, passes en revue ta barre latérale. En déployant tous les menus, tu vas voir toutes les pages et sous pages. Explore et vire ce qui est inutile. Ou du moins rassemble le tout, prends le temps de te demander si tu ne peux pas re-hiérarchiser tes pages.
Pense toujours comme les départements de ton entreprise, et garde uniquement le plus haut niveau dans ta barre latérale. Comme des poupées russes aussi ça marche comme métaphore.
Profites-en pour travailler tes favoris.
En résumé :
La barre latérale → la classeur hiérarchisé comme les départements de son entreprise.
Les pages que j’ouvre tout le temps → en favoris
🎯 Pourquoi c’est important ?
Un espace bien organisé = une tête allégée. Tu iras plus vite et éviteras de te perdre dans le fouillis.
2️⃣ Sauvegarde ton Notion (Team prévention) 🆘
👉 Ce que tu peux faire :
Parce que oui ! Tu peux sauvegarder ton Notion, en exportant la totalité de son contenu dans un fichier Zip.
Alors, ça reste une solution préventive. Histoire de se rassurer, car ça va te donner un fichier peu lisible…
Notion étant un outil No Code, il a ses propres systèmes de sécurité et de sauvegarde et Notion lui-même sera à même de te venir en aide « au cas où » une catastrophe arriverait ». Mais … sait-on jamais. C’est toujours rassurant.
Comment on fait ça ? Télécharge gratuitement ton Notion Mastery Kit. Le kit de 15 tutos vidéos Notion que j’ai créé pour toi. Tu y découvriras une vidéo qui t’explique comment sauvegarder ton espace Notion.
🎯 Pourquoi c’est important ?
Pour dormir tranquille.
3️⃣ Prépare ton agenda 2025 🗓️
👉 Ce que tu peux faire :
L’année 2025 approche à grands pas ! Utilises Notion pour préparer ton agenda dès maintenant.
Tu peux créer une page « 2025 » dans une base de données année, puis ajoute 12 pages dans une base de données aux mois, fais de même pour les trimestres. Relie le tout ! Bim, tu as créé un agenda Notion.
Si tu utilises un template Notion comme mon template Notion Flow Notion, Flow Notion Lite c’est la méthode que je propose. Tu sais donc déjà que cette étape sera rapide à faire. Tout y est expliqué et prêt à l’emploi. Pour découvrir mes Templates Notion, c’est par là.
🎯 Pourquoi c’est important ?
Avoir une vision claire de l’année et un suivi optimal à venir te permet de mieux anticiper tes objectifs et tes KPIs.
4️⃣ Fais le bilan (ce qui a marché, et ce qui a floppé) 📊
👉 Ce que tu peux faire :
Un classique ! Mais rien de mieux que de le faire dans Notion, l’endroit où tu as tout centralisé (c’est bien l’endroit où tu as tout centralisé hein ?… 😅 )
Par exemple, réponds à ces questions dans une page « Bilan 2024 » :
- Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?
- Qu’est-ce qui n’a PAS fonctionné ?
- Quelles compétences j’ai acquis ?
- Quel client ou prestations j’aurais dû éviter ?
Nouveau PS : si tu as le Template Notion Flow Notion, tu as un bilan tout prêt dans ton suivi annuel 😉
🎯 Pourquoi c’est important ?
Pas de leçons tirées = mêmes erreurs répétées. Avec ce bilan, tu pars plus fort en 2025.
5️⃣ Crée ta page « Objectifs 2025 » 🎯
👉 Ce que tu peux faire :
En faisant ton bilan, fais ta planification !
Écris 3 objectifs clés pour ta nouvelle année. J’ai bien dit 3 hein… Bon ! tu peux faire plus, mais attention à ne pas trop en mettre, et pense bien macro.
Les objectifs, ce sont vraiment la finalité, le haut du tunnel. Après, tu découpes un objectif en jalons ou en projets. Puis, découpe bien ces projets en tâches pour que le chemin soit aussi sympa que la quête.
Aussi, pense à des objectifs mesurables (chiffres ou deadlines). Le fameux SMART (Spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporellement défini).
On résume : Objectif → Projets (des jalons de projet) → Et commence déjà à découper ces projets en actions, ta To Do de projets Buisness. Comme ça, il n’y aura plus qu’à 💪
C’est un must de gestion de projet, et la base pour organiser son espace Notion.
🎯 Pourquoi c’est important ?
Les objectifs vagues ne se réalisent pas. Un objectif clair et actionnable, lui, se concrétise.
6️⃣ Nettoie ta base clients | Ton CRM (et fais de la place) 📁
👉 Ce que tu peux faire :
Archive les clients inactifs. Et mets à jour les statuts.
Regarde s’il ne manque pas des infos (SIRET, lien Réseaux Sociaux, anniversaire, feedback (au passage, tu peux aussi en profiter pour demander des témoignages laissés à l’abandon).
Si t’as un plan payant de Notion, profites-en pour transformer tout ça en graphique. D’où viennent tes clients, tes prospects, ce qu’ils font, ce qu’ils ont aimé, quelle offre est la plus vendue, ect.
🎯 Pourquoi c’est important ?
Avoir une base de clients à jour t’aide à mieux prioriser tes actions.
7️⃣ Ajoute un encart « Bilan de projet » 📝
👉 Ce que tu peux faire :
Parce qu’on s’est mis d’accord que rien de mieux que Notion pour gérer ses objectifs (on s’est dit ça ? Ou je l’ai acté toute seule 🤔 mmmmm) Mais faire des bilans de projet, c’est souvent laissé de côté. Je sais hein ! Je connais vos Notion !
Profites-en donc pour ajouter un modèle de page, une page « Bilan de projet » pour tes objectifs, et projets business. Tu peux par exemple noter :
- Contexte du projet ou de l’objectif de départ
- Ce qui a fonctionné
- Ce qui n’a pas fonctionné
- Améliorations pour le futur
- Comment tu t’es senti
- Est-ce que ça valait le coup
- Les outils utilisés
- Et toutes les tâches réalisées. Si tu dois refaire ce projet, tu pourras tout automatiser 😉
🎯 Pourquoi c’est important ?
Tu gagnes du temps à chaque fin de projet et tu évites de refaire les mêmes erreurs.
8️⃣ Simplifie ta To-Do list (et garde l’essentiel) ✅
👉 Ce que tu peux faire :
Supprime les tâches que tu ne feras JAMAIS (on en a tous).
Regarde dans ta To Do actuelle, et surtout celle des projets en cours, s’il n’y a pas des “trucs” à virer ou au contraire, si ce n’est pas le moment en cette fin d’année d’enfin réaliser ce qui traîne depuis des lustres.
- Mettre à jour une page de site
- Mettre à jour les témoignages
- Mettre à jour les storys à la une
- Mettre à jour des liens (ton calendrier en ligne par exemple)
- Si tu n’as pas des outils que tu ne veux pas renouveler, et te mettre une alerte avant la date butoir.
Tu peux en profiter pour ajouter un système de priorité (important | urgent) à ta to-do si tu ne l’as pas encore.
🎯 Pourquoi c’est important ?
Quand ta to-do est longue comme le bras, on procrastine, on ne va pas se mentir. Simplifie-la pour redevenir maître du jeu.
9️⃣ Crée des tâches récurrentes 🎡
👉 Ce que tu peux faire :
Une fois que t’as fait le tri, pose toi un moment et liste toutes les tâches qui sont récurrentes dans ton quotidien d’entrepreneur. Tu peux découvrir mon article “10 idées de pages récurrentes pour ton business en ligne” tu y feras le plein d’idées !
Une fois que tu as la liste de toutes tes tâches récurrentes et leur fréquence, tu peux créer des récurrences pour automatiser la création de ces tâches dans ta To Do. Tu ne sais pas comment faire ça ? C’est l’un des tutos du Notion Mastery Kit. Récupère ton Kit de Tutos Notion offert sans attendre.
🎯 Pourquoi c’est important ?
Pour gagner de précieuses minutes et ne rien oublier (belle promesse nan ?!)
🔟 Regarde si tu n’as pas des invités (ou des membres) qui traînent sur ton Notion, et qui n’ont plus rien à y faire 🚪
👉 Ce que tu peux faire :
Pas sympa pour eux, je sais, je suis dure, mais si tu collabores, ou que tu invites tes clients sur des pages de projets collaboratifs, des espaces de suivi, regarde si tu ne peux pas archiver certains projets et supprimer des invités.
Pour rappel, avec un plan gratuit, tu peux avoir 10 invités, 100 avec un plan payant. Et si ça se trouve, “bah tu peux virer quelques invités et rester avec un plan gratuit”.
D’ailleurs, tu peux autoriser un invité à dupliquer l’espace avant de le supprimer. Si tu veux que ton client reparte avec le contenu.
🎯 Pourquoi c’est important ?
Mets ça dans to To Do, échange avec tes clients invités si besoin de dupliquer et fais le tri. Tu éviteras des coûts inutiles et repartiras sur de bonnes bases collaboratives en 2025
1️⃣1️⃣ Planifie tes vacances à venir 📅
👉 Ce que tu peux faire :
Note tout de suite les jours off que tu vas prendre dans les mois à venir. Et intègre les dans ta base de données de projets, et/ou de suivi de projets clients (par exemple). Ainsi, tu vois tout de suite ta bande passante client. Quand tu peux accepter un projet … ou pas.
Tu peux aussi intégrer ces jours off dans ton prévisionnel financier.
PS : Genre le prévisionnel qui est intégré dans le template Notion Flow Notion, et le Template Notion de suivi financier Flow Finance et qui te permet de déterminer le nombre d’offres que tu “dois” vendre pour atteindre ton objectif financier annuel. Je dis ça… je dis rien. Les Flow Templates, c’est par là.
🎯 Pourquoi c’est important ?
J’ai vraiment besoin de l’expliquer ?! Déconnecter, c’est primordial (je me parle à moi aussi là hein).
1️⃣2️⃣ Personnalise ton Notion écris ta vison, une citation, un moodboard sur ton tableau de bord
👉 Ce que tu peux faire :
On finit avec du fun ! Personnalise ton tableau de bord. Comme tu peux nettoyer ton bureau, ré agences ton tableau de bord Notion.
Tu peux (re)travailler toutes tes icônes, changer ton image de couverture.
Travailler des colonnes, ou des séparateurs.
Harmoniser les polices et les couleurs.
Créer un moodboard avec une base de données Notion.
D’ailleurs, tu peux faire tout ça avec un template Canva. Tu as tout dans Pimp My Notion.
C’est cadeau : tu peux obtenir ton guide de personnalisation Notion offert dès à présent.
🎯 Pourquoi c’est important ?
Pour avoir un espace de travail comme ton bureau, qui te représente et te donne envie de l’ouvrir tous les matins à venir (il y aura peut-être des matins plus difficiles que d’autres, mais on n’y pense pas là).
Voilà, c’est tout pour aujourd’hui ! Si tu appliques ces 12 actions, tu repartiras avec un Notion bien optimisé, bien organisé et prêt à relever tous les défis.
Garde les précieusement, ces 12 actions sont à reproduire sans modération pour toujours mieux organiser ton espace Notion.
Plus d’excuses pour procrastiner ! 💪
Et si tu as des questions ou que tu veux approfondir certains points, n’hésite pas à me contacter. Je serai là pour t’aider !
Bonne optimisation et à bientôt pour de nouvelles astuces Notion…