Savais-tu que ton cerveau n’est pas un disque dur ?

Si, si, si, je t’assure. Nous ne sommes pas programmés pour nous rappeler de tout ce que l’on voit, fait ou devons faire. C’est pour cela que l’on fait des listes de courses d’ailleurs. Ou… Des To Do.

Et pour gérer son quotidien et ses tâches à faire, tu ne seras pas surpris si je te dis que pour cela Notion est le meilleur outil. Le pouvoir des bases de données Notion permet de faire de super listes de tâches à planifier, avec ses différentes vues et filtres. Tu peux personnaliser à fond une to-do.

On peut aller encore plus loin. Dans Notion, tu peux décharger toutes les tâches que tu as à faire pour plus tard, toutes celles que tu veux libérer de ton cerveau, pour libérer de la mémoire vive; et donc, réduire ta charge mentale.

Mais, il y a aussi des tâches qui reviennent très souvent, si souvent, qu’on peut oublier de les faire, voire de les noter. Le genre de tâches qui sont tellement évidentes, qu’on passe à côté.

Et si je te disais que Notion peut aussi créer automatiquement ces tâches récurrentes ? Génial n’est-ce pas ?

Dans cet article, je vais t’expliquer comment créer des tâches récurrentes à la création automatisée, mais aussi te donner 10 idées de pages récurrentes pour tes bases de données en tant qu’entrepreneur. Let’s go

Comment créer des tâches récurrentes dans une base de données type To do ?

• Commençons par le commencement, déjà il va te falloir une base de données. Car ici, on parle bien de pages de bases de données.
• C’est d’ailleurs en “jouant” avec les templates de pages de bases de données que l’on va pouvoir automatiser ces pages récurrentes.

Et pour créer des modèles de pages, ça se passe dans les paramètres de droite dans ta base de données. En cliquant sur le petit menu déroulant, la petite flèche bleue sur le bouton “Nouveau” de la base de données.

Ensuite, tu crées ton modèle en nommant la page, choisissant une icône, travaillant le contenu de la page si nécessaire, etc.

Ton modèle de pages est créé. Parfait. Maintenant on va le rendre récurrent, et pour cela tu vas cliquer sur les trois petits points sur la page, pour modifier le modèle.

Et là, apparaît le mot magique : “répéter”. En cliquant sur répéter, Notion va ouvrir un petit panneau d’affichage qui va te demander si tu veux répéter, la création automatique de cette page tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, tous les ans.

Puis, sur un tout nouveau panneau, tu vas déterminer la fréquence hebdomadaire, mensuelle, etc. Le jour de création, le début de démarrage de l’automatisation ainsi que l’heure de création de la page. Voilà ! En cliquant sur enregistrer, tu as la création de pages automatisée de façon récurrente.

Et si maintenant, tu te dis, ok ! great.. Mais comment je vais me servir de cette astuce géniale ?

Comment utiliser le potentiel des pages récurrentes Notion dans ton quotidien d’entrepreneur ?

Je te donne 10 idées de pages récurrentes pour un web entrepreneur.

10 idées de pages récurrentes pour un web entrepreneur

Faire un point sur mes KPI

Disons, tous les 30 du mois, tu peux mettre en place la création d’une page qui ne te fera pas oublier de rentrer tes KPI. Aka, des Key Performance Indicators, des indicateurs de performance de ton entreprise. En plus d’y penser, ça peut aussi bloquer un laps de temps nécessaire. Car oui, le relevé et l’analyse de KPI peuvent prendre du temps. Mais ce sont vraiment des petites bêtes qu’il est bon de chouchouter ! Automatise ce rendez-vous incontournable.

• Réseaux sociaux
• Mailing
• Conversion clients
• Objectifs
• Temps et rentabilité

Mets les liens vers la page Notion de KPI. Parce que oui, Notion est le meilleur allié des KPI, et je t’invite à les développer dans Notion.

Faire sa déclaration Urssaf

Automatise la création d’une page dans ta to-do, disons, tous les 5 du mois, pour ne pas louper ce grand rendez-vous avec l’administration ! Haaaa je sais ! La déclaration Urssaf, n’est pas forcément l’éclate, mais c’est un non-négociable, alors, ne loupe pas cette opportunité. Un petit rappel amical, une dose de courage, et hop, tu coches cette case sans même y penser.

Faire une story Instagram pour promouvoir son Lead Magnet

Le premier mardi du mois (ou autre selon ton audience), fais de ce jour le jour à la gloire pour ton lead magnet ! Si tu as une stratégie d’acquisition de leads via un livre blanc, un lead magnet, un freebie, tu sais oh combien on peut oublier d’en parler. Alors, en automatisant la récurrence de la tâche, tu es assuré de mettre un coup de boost à ton produit offert.

Plus : pourquoi pas automatiser cette story via le Meta Business Suite. Avec Notion comme assistant de réalisation, tu vas faire des stories à faire pâlir d’envie les plus grands marketeurs !

Faire une story Instagram pour promouvoir ses offres

Sur le même principe, on se dit qu’on ne va pas déranger nos abonnés, ou que “bah de toute façon, ils connaissent mes offres”. Et pourtant ! Parler clairement de ton offre en story déclenche très souvent des ventes ou des appels découverte. Alors, observe en amont à quel moment ton audience Instagram est le plus connectée, la plus active et balance ta story spéciale offres. Résultat (presque) garanti.

Automatiser les rendez-vous clients récurrents

Et que serait une to-do de web entrepreneur sans ses rendez-vous clients ? Le poumon de nos business. Avec Notion, tu as un vrai assistant personnel pour gérer tes projets clients, tes objectifs clients, tes collaborations, tes missions clients et ! C’est l’assistant 2.0 qui te rappelle tous tes rendez-vous. Admettons que tu vois ta cliente tous les lundis à 11 heures. Mets en place une page récurrente pour ce rendez-vous. Le vrai plus, tu peux aussi travailler ton modèle avec des propriétés pré-remplies.

Lorsque tu vas créer le modèle de pages, tu peux déjà relier la page à la page clients de ton CRM Notion par exemple, ou bien le lien Zoom, ou même le projet client. Pour tout avoir sous la main au moment du rendez-vous. Plus d’excuses pour arriver en retard, Notion veille au grain !

Sauvegarder son espace Notion

Faire une sauvegarde de son Notion Tous les 20 du mois (ou autres). Décrétons que c’est le jour de la grande opération sécurité ! Tu sauvegardes ton Notion comme si ta vie en dépendait. Parce que oui ! On peut faire une sauvegarde de son Notion. Bien que Notion assure la sauvegarde en cloud de nos données, pour les plus frileux, on peut manuellement faire une exportation de certaines pages Notion ou de tout son espace.

Dans le menu de sécurité, en un clic tu peux demander la sauvegarde de ton Notion, tu vas alors recevoir un mail avec un lien de téléchargement et tu as un dossier ZIP avec tout ton espace Notion. En automatisant le rappel, grâce à la création automatique de ta page, tu peux dormir sur tes deux oreilles.

Faire sa facturation client

Le 25 du mois, c’est le moment de sortir la calculatrice et d’endosser ta casquette de comptable ! Selon, ton business model, tu factures peut-être au mois, ou de façon plus ponctuelle, on peut donc imaginer créer une récurrence mensuelle ou hebdomadaire. Mais quoi qu’il en soit, automatise ce créneau pour faire sereinement tes factures avec méthodologie et précision grâce à Notion.

Le plus : pourquoi pas insérer la vue de ta base de données de process pour avoir ton process de facturation dans le modèle de la page qui sera récurrente pour tout avoir sous les yeux, et donc, en optimisant sa gestion et productivité.

Faire du journaling et suivre ses routines

Tu peux créer une base de données dédiée à tes routines journalières, tu crées un trackeur de routines, et tu automatises la création des pages quotidiennes. Chaque matin, tu te réveilles, tu ouvres ton Notion, et une nouvelle journée t’attend dans cette base de données sur ton dashboard. Tu peux donc venir cocher tes routines au fil de la journée et utiliser cette page automatisée pour également y faire du journaling.

Comment tu te sens ? Quelles sont les difficultés du jour ? Les challenges ? Mais aussi la victoire du jour ? Cela va t’aider à définir ta zone de productivité.

Tips : en utilisant le @ + aujourd’hui dans le titre de la page Notion lorsque tu crées ton modèle, chaque jour tu auras “Aujourd’hui” mais la date du jour s’insérera automatiquement et le mot aujourd’hui, sera automatiquement transformée en date une fois qu’il sera passé.

Faire un point sur tes outils numériques

Tous les trois mois, planifie un point sur tes outils. Sont-ils vraiment utiles ? Quel est leur coût ? Leur date de renouvellement ? Est-ce que ça vaut le coup ? Fais de ton Notion ton partenaire in crime pour ta gestion d’outils, tu débusques les imposteurs et tu gardes seulement les meilleurs.

Faire un grand reset

Et enfin, je peux te proposer, tous les mois… en vrai, je te conseille plutôt de faire ça tous les vendredis… mais bon… Si déjà tu le fais tous les mois, on est pas mal, de faire un Grand Reset. C’est-à-dire, que tu vas créer une page modèle et tu vas automatiser la création tous les 30 du mois dans laquelle tu vas insérer une checklist de tout ce que tu as à repasser en revue pour ne pas te laisser déborder et polluer. Voilà comment, je l’imagine :

• Faire le tri de toutes les captures d’écran
• Trier, réorganiser, nommer, attribuer un code couleur de tous mais dossiers Gmail, mails, etc. (Profite-en pour te désabonner des newsletters que tu ne lis plus).
• Réorganiser le bureau de ton ordinateur (les captures d’écran, encore elles), les dossiers en attente, les documents du mois, vider la corbeille et le dossier des téléchargements.
• Fais le tour des notes rapides que tu as pu noter à la volée, dans ton téléphone, dans tes Notes d’iPhone, dans une base de données de Veille et idées.
• Cleaner, réorganiser ton dashboard Notion, faire le point sur tes pages en favoris (sont-elles toujours pertinentes), minimise ta navigation et repars sur de bonnes bases, avec un cerveau prêt à rester focus sur l’essentiel.
• Tu peux aussi imaginer y insérer des tâches plus perso, ou des rappels pour cleaner ton bureau, le vrai pas la virtuel sur ce coup.

Voilà, tu as désormais toutes les cartes en main pour dompter Notion comme un pro !

Tu peux d’ailleurs pousser plus loin les récurrences en te créant de vrais trames dans ces modèles qui vont se créer tout seul. Je ne peux que t’inviter à y insérer tes process à l’intérieur. Car, on ne va pas se mentir, qui ne prend pas de plaisir à cocher des cases dans des pages Notion ?

Et si c’est la panne sèche pour rédiger tes process, je t’invite à trouver de l’inspiration dans mon article « 25 idées de process à rédiger »

Alors fonce, et n’oublie pas que tout se réajuste, tu pourras à tout moment mettre certaines récurrences en pause, et les reprendre plus tard. Il faut tester, et optimiser !

Que la force de la productivité soit avec toi !

Notionement votre ⚡️