La fonctionnalité ultime pour centraliser ton entreprise dans Notion.
Tu savais que 80 % des infos qu’on collecte finissent enterrées sous des montagnes d’e-mails, de notes, ou carrément dans l’oubli ? Bon, ok, c’est un chiffre que je viens d’inventer. Mais, franchement, tu vois l’idée : on perd un temps fou à courir après des infos.
En cette fin d’année, Notion a annoncé de super belles nouveautés à venir 🚀 Dans un avenir plus ou moins proche. Mais aussi ! Des nouvelles fonctionnalités Notion qui sont déjà disponibles.
Et tu peux dire bye bye à tes outils annexes de questionnaires, formulaires, feedback, etc.
Car… Notion a désormais ses Notion Forms : ses formulaires intégrés !
Si tu ne les as pas encore testés, laisse-moi te faire un tour d’horizon avec ce nouvel outil qui va sérieusement te faciliter la vie.
Allez, on explore ensemble !
Pourquoi les formulaires Notion ? Petit tour d’horizon des avantages
Les formulaires Notion, c’est quoi ?
C’est la possibilité de créer un formulaire depuis zéro dans Notion, tu crées un Notion Forms, tu agences tes questions comme les propriétés de base de données, puis tu découvres que ça génère un lien que tu peux partager. Et bim ! Quand l’un de tes participants répond, les réponses arrivent directement dans cette même base de données – formulaires.
Ou mieux. Tu as dans ton espace Notion, une base de données avec des propriétés qui sont déjà les questions les infos que tu as besoin de soumettre à un participant. Bah, en un clic, tu peux transformer cette base de données en formulaire. Illico presto, on adore.
Finito les synchronisations Tally (par exemple) où il fallait faire correspondre une à une les questions et les propriétés de base de données.
Oui, oui, tu as bien lu ! Fini le jonglage avec mille plateformes. Maintenant, Notion te permet de centraliser les réponses directement là où tu bosses déjà.
Mais alors, pourquoi, c’est génial ?
1. Un gain de temps qui fait plaisir
Créer un formulaire sur Notion, c’est rapide. Pas besoin d’aller ouvrir un énième outil de collecte d’infos, tout se passe directement dans ton espace. Tu cliques, tu crées, tu as tout au même endroit, le formulaire, les questions, les réponses, le lien de partage. Plus de fuite de données.
Une fois que tu as construit ton formulaire, les réponses s’ajoutent dans ta base de données comme par magie. Et surtout : ça élimine les copier-collers interminables ! Ce qui appuie encore une fois, la puissance de créer de vrais systèmes de gestion complets dans Notion, pour ne plus avoir à s’éparpiller.
2. Adieu aux outils tiers
Bon je l’ai déjà dit. Tu commences à comprendre, mais effectivement, Notion mais out quelques outils. Out les Google Forms (beurk ce que j’aime pas ce truc), Tally (mieux), Typeform ou ou Fillout.
Alors, en vrai… je nuance, car s’il y a une chose que pour le moment, tu ne peux pas faire avec les Notion Forms, ce sont des questionnaires poussés avec des conditions logiques. Type si la personne répond ça, on lui affiche ça comme question suivante.
Pour cela, il te faudra garder un outil annexe.
L’autre nuance est pour créer des questionnaire scoring, tu sais les types quiz qui te donnent un score te renvoie vers une page, un texte, ou t’envoie un certain mail.
Cela reste tout à fait possible dans Notion, toutefois, il te faudra user de formules et d’automatisations (donc maybe besoin d’une experte, mais coucou hein)toutefois, c’est un avantage, ça oui. Mais j’ai envie de nuancer un chouille.
3. Tout-en-un, tout est là (et même avec le plan gratuit)
Eh oui, Notion ne fait pas dans la demi-mesure ! Tu peux profiter des formulaires même avec un compte gratuit. Si ça, c’est pas beau !
La seule différence avec un plan payant concernant les formulaires Notion, c’est que tu pourras personnaliser changer la couleur du bouton d’envoi, personnaliser le texte sur le bouton d’envoi, ou modifier le texte de confirmation, une fois le formulaire rempli. Ce que tu ne pourras pas modifier avec un plan gratuit de Notion. Toutefois, même avec un plan gratuit, tu pourras faire du Notion dans Notion Forms 😁 Tu pourras personnaliser ton formulaire avec une icône et une image de couverture (emblématique de Notion).
Comment créer un formulaire dans Notion ?
Allez, place au tuto. Spoiler alert : c’est méga simple. Promis, même pas besoin de diplôme en ingénierie pour ça.
1. Partir de zéro
Tu veux créer un formulaire de A à Z ? Facile ! Dans une nouvelle page, scrolle tout en bas et clique sur « Formulaire ».
Ça va te créer un joli bloc, à la manière d’une base de données.
Ensuite, tu choisis les questions que tu veux créer (en nombre illimité). D’ailleurs, tu verras que le format des questions te rappellera quelque chose :
- Texte, sélection, case à cocher, email, etc. Eh oui ! C’est comme les propriétés d’une base de données Notion.
Tout simplement parce que les réponses à ton formulaire vont arriver dans un deuxième onglet adjacent au bloc formulaire, dans une base de données.
Une question = une propriété.
Les questions se stockent dans ta base de données et tu peux les adapter en fonction des infos que tu veux récolter. Changer la vue, lui ajouter des propriétés, des formules ou même la relier avec d’autres bases de données. Voire faire des automatisations !!!
2. Utiliser le raccourci Command Slash pour créer un bloc Formulaire
Plus classique, tu peux utiliser le commande slash, le raccourci qui te permet d’insérer n’importe quel bloc. Cela te permet de l’insérer dans une page, le déplacer, etc.
Après, c’est tout pareil ! Tu as ton onglet qui te permet de créer tes questions. Tu peux ajuster, les rendre obligatoires ou pas. Ajouter une description.
Dans ton deuxième onglet, c’est une base de données classique dans laquelle vont arriver directement et automatiquement les réponses.
3. Transformer une base de données existante en formulaire
Déjà une base de données bien garnie et envie de la transformer en formulaire ? Un clic, et hop, c’est fait ! Clique sur l’icône « + » en haut pour ajouter une vue, sélectionne « Formulaire », et Notion te demande gentiment si tu veux utiliser les propriétés déjà existantes. Voilà. C’est fait. Pratique, non ?
D’ailleurs, tu peux cliquer sur oui, même s’il y a certaines de ces propriétés que tu ne veux pas voir dans le formulaire, tu pourras les masquer par la suite. Donc, no stress, fonce.
Bon, on fait quoi avec ces formulaires Notion ?
Maintenant que tu sais créer des formulaires Notion en deux temps trois mouvements, voyons quelques idées d’utilisation.
Parce que savoir comment les utiliser, c’est bien. Mais pourquoi les utiliser, c’est pas mal aussi.
Voici quelques idées pour des Notion Forms qui complète ton système de gestion (liste non-exhaustive of course)
1. Collecter du feedback client
Le feedback, c’est crucial pour améliorer tes services ou tes produits. En un clin d’œil, crée un formulaire de feedback client que tu relieras à ton CRM ou à ta base de données d’offres dans Notion. Résultat : toutes les infos cruciales en un seul endroit, prêtes à être analysées.
2. Demande d’infos client pour un onboarding
Imagine : un formulaire dédié à ton onboarding client pour collecter toutes les infos pratiques. De quoi avoir un CRM Notion hyper efficient, crées un formulaire pour que le client remplisse ; son adresse postale, ses liens vers ses réseaux, son site, sa date de naissance, son canal de communication préféré, une autre personne de contact (pour les agences) etc. Un CRM ultra-efficace, centralisé dans Notion, qui te permet de tout garder sous la main avec un max d’infos qui se remplissent toute seule.
3. Étude de client idéal
Besoin de connaître les préférences et attentes de ton client idéal ? Plus besoin d’intégrations compliquées : crées un formulaire dans Notion, intègre le dans ta page dédiée à ta stratégie et utilise les infos pour affiner tes objectifs, tes offres, ton écosystème, tes actions business. Oui, tout ça sans quitter Notion. Avant, avec des outils comme Tally, il fallait faire une intégration où il fallait synchroniser chaque question avec chaque propriété de bases de données. Moooooooua le gain de temps là. C’est foufou.
4. Brief pré-projet
Brief pré-projet : Si tu es prestataire de service (ou pas d’ailleurs haha) on a souvent besoin de plein d’infos, que l’on peut récolter par écrit afin d’optimiser notre temps en visio. Graphistes, rédacteurs, prestataires de service : récolte les infos et centralise-les pour attaquer le projet direct dans Notion !
Un formulaire Notion te permet de récolter toutes les infos nécessaires pour démarrer un projet.
On peut aussi penser à une demande d’information avant un soin par exemple si tu es thérapeute.
Bref ! Les possibilités sont infinies, on peut aussi citer la gestion des participations à un événement. Si tu organises un webinaire ou un atelier. Ou bien pour gérer les demandes de partenariat, de collaboration, ou les invitations à ton podcast.
Ou bien encore, mettre en place une liste d’attente pour un lancement, surtout que tu peux désormais automatiser Notion et Gmail grâce aux nouvelles automatisations.
Options de partage
Maintenant que tu as de super formulaires dans Notion… Comment partager ces formulaires à ses participants ?
Notion fera toujours du Notion ! Donc on va retrouver un petit goût de fonctionnalité de partage de pages.
Côté partage, rien de plus simple : en haut à droite du formulaire, clique sur « Partager le formulaire ». Tu choisis ensuite entre :
- Interne : idéal pour des formulaires pour ton équipe (genre un Secret Santa ou les lieux du prochain after work… ou un truc plus sérieux ok…)
- Public : pour partager avec toute personne ayant le lien, le cas classique. Dans ce cas, tu cliques sur “tout internaute disposant d’un lien”. Tu n’auras plus qu’à copier, à coller, et à diffuser le lien généré. Elle est pas belle la vie ?!!
Pourquoi adopter les formulaires Notion dès maintenant ?
Voilà ! Tu sais tout sur les Notion Forms.
Et tu l’auras compris, Notion continue de s’améliorer pour devenir l’outil tout-en-un de tes rêves. Avec les formulaires intégrés, tout est centralisé, sécurisé, et surtout, simple à utiliser.
Besoin d’une ultime raison de tester cette nouveauté ? Avec Notion Forms, tu gagnes du temps, tu simplifies ton organisation, et tu bosses avec plaisir (si, si, c’est possible). Bref, une fonctionnalité qui mérite d’être adoptée, que tu sois freelance, chef d’entreprise, ou tout simplement passionné d’organisation !
Alors, conquis(e) ? Teste vite les formulaires Notion et profite de cette fonctionnalité pour un système de gestion ultra-efficace. Et si tu veux aller encore plus loin, abonne-toi à ma newsletter Notionize your Business pour ne rien louper sur les nouveautés Notion (et quelques petits tips en prime) !