À quoi sert une base de données Notion ?
Et si on commençait par le commencement. Je te propose, avant de développer les vues de bases de données, bah de voir à quoi ça sert une base de données Notion ? La base des bases.
Une base de données est un ensemble de pages agencées dans un tableau, une sorte de tableur. Toutefois, à la différence d’un Google Sheet ou Excel par exemple, où tu traites de la donnée en lignes et en colonnes, le plus de Notion, c’est que chaque ligne est une page que tu peux ouvrir et dans laquelle tu peux créer.
Un peu comme des poupées russes. Ainsi, tu maximises la gestion, la création et l’optimisation de tes données pour les classer, les hiérarchiser, mais surtout les documenter.
Le point commun entre Notion et un tableur type Google Sheet ou Excel, c’est que tu vas travailler tes données en lignes, mais aussi en colonnes, pour se croiser.
Dans Notion, les “colonnes” sont des propriétés, qui viennent contextualiser la donnée.
Et là encore Notion est allé plus loin et c’est l’outil de gestion parfait qui te permet de formater rapidement ces colonnes.
Chaque colonne que tu crées est une propriété déjà formatée, cela peut être un simple format comme des nombres, des monnaies, du texte, mais aussi, étiquette, choix multiple, case à cocher, date, mail…
Une fois que tu as tes données, que tu as créé ta base de données, que tu as créé tes propriétés (tes colonnes), Notion va te permettre d’aisément afficher tes données en différentes vues.
Là encore, ce que ne permet pas un Excel ou un Google Sheet, c’est que tu as différentes façons de construire et de créer pour différentes façons de travailler et réfléchir, en différentes dispositions visuelles.
Tu as aujourd’hui, 7 vues proposées dans Notion pour tes bases de données, la vue table, la vue Kanban, la vue chronologie, la vue calendrier, la vue liste, la vue galerie, la vue graphique.
Choisir tes vues peut être un choix personnel, parfois ce sera selon ta façon de travailler, parfois, selon un besoin spécifique, parfois selon un besoin général.
Quoi qu’il en soit, il y a plein de hacks et spécificités Notion à exploiter concernant chaque vue des bases de données. Et c’est ce que l’on va voir dans cet article de blog. C’est parti.
C’est quoi une vue de base de données Notion ?
On l’a déjà abordé en introduction, tu as donc 7 vues de bases de données Notion et nous allons les décrypter dans la prochain paragraphe. Avant cela, revenons sur ce qu’est une vue de base de données et comment les modifier.
Lorsque tu vas créer une base de données Notion, par défaut elle sera créer en vue Table. Pour modifier les vues, tu peux cliquer sur les trois petits points à côté de “Nouveau”. Un petit panneau va s’ouvrir, et après tout ce passe dans la première ligne dans “Disposition”. Par la suite, tu peux cliquer sur les différentes dispositions sans crainte, tu peux sans cesse modifier les vues de tes bases de données.
Quelles sont les différentes vues des bases de données Notion ?
La vue Table
C’est la vue par défaut si tu crées une base de données rapidement avec le command slash + base de données.
C’est aussi la vue qui est la plus proche d’un tableur type Excel ou Google Sheet. On y retrouve cette disposition en colonnes, qui sont donc les propriétés dans Notion. Et lignes, oú tu as un titre à remplir.
Magie de Notion, comme évoqué dans l’introduction de cet article, et force de Notion, dans les bases de données chaque ligne s’ouvre et est une page. Tu lui donnes donc un nom, tu peux mettre une icône, une image de couverture etc. Et surtout documenter cette donnée.
À mon sens, c’est la vue idéale lorsqu’il y a beaucoup de données et donc beaucoup de lignes.
Sa petite subtilité : Dans une vue table, tu as l’option d’afficher ou non les lignes verticales. C’est très subtile, je te l’accorde haha. Mais ça peut épurer ta vue.
Mon meilleur hack : Je ne peux que t’inviter à utiliser la fonctionnalité qui te permet de grouper les lignes.
Tu peux grouper par une certaine propriété. Par exemple, si tu as une To Do dédiée à tes tâches clients, tu peux grouper ta base de données par projet comme ci-dessous. Cela te permet d’aller à l’essentiel pour une meilleure vision.
L’autre bonne pratique ou astuce Notion sur une vue Table, c’est que tu peux figer une colonne. Oui, oui ! Comme dans un Excel. Génial si tu as de nombreuses propriétés et que tu ne veux pas te perdre dans ta navigation.
La vue Kanban
Emblématique pour de la gestion de projets.
On peut la vulgariser en parlant de cartes pour chaque page, des cartes groupées en colonnes.
Pourquoi emblématique dans une gestion des tâches, de type To Do Notion ? Car on va aisément grouper par statut.
Et tu peux surtout aisément les déplacer d’une colonne à une autre pour faire évoluer le statut, par exemple entre à faire, en cours et fait.
Très utilisée pour les tâches, mais cela peut aussi être pertinent pour un calendrier éditorial. Tu peux grouper en plusieurs colonnes, du statut d’idées, à en création, par à programmer, ou publié.
En bref, si tu aimes, ou as utilisé Trello, c’est la vue qui s’apparente les plus à Trello.
Sa petite subtilité : Dans une vue Kanban, ce qui est top, c’est que tu peux personnaliser le style, c’est la vue de base de données optimale pour donner de la couleur à tes bases de données. Et allant dans les trois petits points à côté de Nouveau, tu vas accéder au panneau de configuration, et cochant la case “colorer les colonnes”, chaque colonne va prendre la couleur du select, ou multiselect par lequel est groupé la base de données en vue Kanban.
Mon meilleur hack : Compter et faire ressortir une donnée de ta base de données en haut de la colonne. Par exemple, admettons que tu utilises une vue Kanban dans une base de données ou tu recenses toutes tes dépenses, et que tu catégorises ces dépenses.
Tu optes pour la vue Kanban, et si tu regardes bien, juste à côté de l’étiquette, à sa droite, tu as un petit chiffre. Par défaut, cela va te mettre le nombre de carte Kanban qui sont dans la colonne. Eh bien, n’hésite pas à cliquer sur ce chiffre. Tu peux par exemple, faire apparaître la somme de tes dépenses. Mais cela pourrait aussi être le pourcentage de case cochées par exemple, si tu as une propriété case à cocher dans ta base de données.
La vue Chronologie
La vue chronologie est une vue de type retroplanning. C’est aussi une super vue en gestion de projet. Car, c’est la vue qui va te permettre de voir de la donnée qui intègre des dates, et les voir sur la durée.
On parle aussi de diagramme de Gantt, si tu es initié à la gestion de projet.
Choisir une vue Gantt ou chronologique va te permettre par exemple, de définir ta bande passante pour tes projets clients, les objectifs à venir.
Mon meilleur hack : pour aller plus loin, tu peux utiliser les tâches et sous-tâches mais aussi les dépendances pour gérer ton projet. Cela va te permettre de bloquer une tâche si une autre n’est pas réalisée, mais aussi et surtout la possibilité de déplacer les dates de tâches en une seule fois. Canon hein ?!
La vue Calendrier
La vue calendrier, elle est géniale bah … pour une gestion avec des dates en calendrier. Dingue nan ?!
La vue calendrier, tu pourras l’utiliser si tu as au moins une propriété date (comme pour la vie chronologique). Ce qui peut être pertinent pour un calendrier éditorial, une gestion de tâches, des événements, des anniversaires… Ce qui est top c’est que tu peux aussi utiliser la vue calendrier avec une date qui sort d’une propriété formule (ce qui n’a pas toujours été le cas. Merci Notion pour les mises à jour).
J’aime beaucoup cette vue pour un calendrier éditorial, car elle est top pour déplacer et ré agencer des données. Si on doit déplacer des posts dans son calendrier de contenu, on le fait simplement en glissant la page.
Autre fonction commune avec la vue chronologique, vue qui permet de basculer sa base de données dans Notion Calendar et faire apparaître les pages de ta base de données dans ton calendrier en ligne.
Mon meilleur hack : ne pas hésiter à utiliser la vue hebdomadaire. Pas seulement la vue mensuelle. Ou même mieux ! Créer un onglet hebdomadaire et un onglet mensuel.
La vue Liste
La vue plus minimaliste.
Voilà.
C’est vraiment une vue très épurée, où par défaut toutes les propriétés vont être masquées, pour n’avoir que la titre de la page, le nom principal dans une vue liste. Proche de la vue Table mais tout épurée.
Elle peut être top pour une To Do travaillée sur une page d’accueil par exemple, où l’on ne veut que l’essentiel. Ou encore, dans une vue travaillée dans une page qui n’occupe qu’un quart de la page.
Pour moi, c’est un allié plus esthétique que fonctionnel dans un système de gestion. Ce qui la rend aussi très intéressante. Surtout que n’oublions pas que toutes les propriétés (hormis le titre) peuvent se masquer ou démasquer dans les vues, afin de personnaliser, ou épurer ses vues.
Donc, tu peux avoir une vue liste, par défaut sans propriété apparente, mais venir y ajouter une ou deux propriétés.
La vue Galerie
Haaaa la vue galerie, la Queen du style. La vue galerie est la chouchou de beaucoup d’utilisateurs Notion, car c’est la plus aesthétique.
Toujours le même système, tu as des pages, avec des propriétés. Puis, tu vas créer une galerie, c’est-à-dire que la base de données se transforme en cartes agencées dans une galerie hyper structurée.
Si tu suis le fil de cet article, ou que tu es un utilisateur de Notion, tu sais donc que les pages de bases de données sont de véritables pages en soi. Tu peux leur attribuer des icônes de pages, et une image de couverture.
Grâce à la vue galerie, tu as la possibilité de définir l’image de couverture de chacune de tes pages comme l’image mise en avant dans la galerie. Toutefois, tu peux aussi, faire une galerie sans image, ce qui reste déjà une vue plutôt épurée et aesthétique.
C’est une vue qui pour moi est très pertinente pour des pages collaboratives, ou des pages informatives que tu vas publier à une audience ou à des prospects .
Elle peut vraiment reproduire un menu de navigation, une roadmap, dans lequel tu guides ton visiteur.
Et c’est extra pour développer ton image de marque dans Notion.
Mon meilleur hack : J’ai mentionné auparavant que tu pouvais masquer les propriétés da ta base de données pour en look épuré. Eh bien dans la vue galerie, c’est la seule vue où tu pourras masquer les propriétés et masquer le nom de la page de ta base de données, ce qui n’est pas possible avec les autres vues. Cela va te permettre d’avoir une véritable galerie, avec uniquement l’image de couverture.
Mais mon meilleur tips est de te proposer de télécharger gratuitement Pimp my Notion, c’est une boîte à ressources Notion que j’ai conçue spécialement pour toi. Un guide dans lequel tu as tout plein d’astuces pour personnaliser ton espace Notion.
Tu as même des templates Canva, aux dimensions adéquates pour créer des images de couverture au top, pour ta vue galerie, mais pas que ! Tu y trouveras plein d’astuces pour personnaliser ton Notion.
La vue Graphique
La petite dernière !
C’est effectivement une vue de base de données Notion. Toutefois, c’est un peu différent.
Disponible depuis août 2024 uniquement, les graphiques révolutionnent la gestion de nos données, et nos espaces de travail Notion.
Pourquoi elle fait exception (hormis le fait que c’est un opportunité de dingue d’avoir ses données sous forme de graphique dans Notion…) C’est surtout que cette opportunité à un coût.
C’est la seule vue que tu peux avoir si tu as un plan payant de Notion. Enfin… tu peux avoir une vue unique en graphique dans tout ton espace si tu as un plan gratuit. Histoire de découvrir cette fonctionnalité. Mais ce sera tout.
Personnellement, c’est vraiment l’une des fonctionnalités accessibles avec le plan payant de Notion qui vaut vraiment le coup de sortir sa carte bleue. Je consacrerais d’ailleurs un article complet dédié aux différents plans, et ce qu’ils incluent.
En tout cas, cette nouvelle vue est une révolution, et va te permettre de transformer tes données d’une base de données en vue graphique, sous différents formats de plus.
Tu as 4 possibilités, en barres verticales, en barres horizontales, en courbe ou en anneau (plus communément appelé le camembert).
Accroche toi ! Il y a des tas de paramètres que tu vas pouvoir personnaliser sur cette vue de bases de données.
- Plus de couleurs, tu as un large choix de palettes de couleurs pour colorer tes graphiques.
- Travailler, grouper les axes X et les axes Y.
- Grouper, filtrer ou cumuler tes données.
- La possibilité d’exporter le graphique en format SVG ou PNG en un clic.
Il y a des tas de données pertinentes à explorer dans une vue graphique. Je vais te donner celles que je propose dans Flow Notion, mon template Notion complet, qui est un système de gestion complet d’entreprise. À mon sens, c’est génial pour l’analyse :
- Du total facturé sur l’année
- De tes dépenses sur l’année, l’évolution mais aussi la segmentation
- La segmentation client, pour voir quel est le canal d’acquisition, mais aussi quel est leur domaine d’activité
- Le panier monétaire par client
- La segmentation des offres par rapport à ton chiffres d’affaires
- Mais aussi, tous tes KPI. Par exemple l’évolution de tes abonnées Instagram, relations LinkedIn, nombres d’inscrits sur ta liste mail etc..
Comment choisir sa vue de base de données Notion ?
Maintenant que les vues de bases de données n’ont plus de secret pour toi. On peut se demander comment choisir la bonne vue pour ta base de données dans Notion.
Trop de choix, tue le choix.
Eh bah, c’est un peu comme choisir l’outil parfait pour une tâche précise. Chaque vue a son utilité selon le contexte, et c’est là que Notion devient vraiment puissant !
Je pense qu’il y a surtout trois points clés : l’objectif de ta donnée, tes besoins spécifiques, et ta propre manière de travailler.
- Selon l’objectif de la donnée : Si tu gères un projet, par exemple, la vue Kanban ou Chronologie pourrait être ton meilleur allié. Pour un calendrier éditorial ? La vue Calendrier devient incontournable. Ça paraît logique, pour cela, il ne te reste plus qu’à explorer, tester pour découvrir les bases de données Notion si tu es novice. Ou les redécouvrir, si tu n’as pas encore exploité tout le potentiel de Notion. D’ailleurs, si tu veux une solution clé en main pour explorer les différentes vues de bases de données, si tu peux découvrir mes Flow Templates, de véritables systèmes de gestion Notion complet et / ou à la carte. Mais, en résumé, oui ! il y a des vues qui seront une évidence car elles sont liées à ce que tu veux accomplir, et ça ! c’est surtout pour la vue chronologie, calendrier, Kanban. Sans oublier la vue Graphique qui te donnera une analyse visuelle impressionnante de tes données.
- Selon tes besoins : Est-ce que tu as besoin de grouper des données ? Est-ce que tu as besoin d’appliquer de nombreux filtres ? Est-ce que tu as besoin de visualiser des échéances sur une période ? Chaque vue a ses petites subtilités comme vu plus haut dans cet article. Chaque vue a ses forces. Par exemple, la vue Table te permettra, à mon sens, plus facilement de grouper et de trier tes informations. Encore une fois, découvre ls pour te faire ton propre système de gestion et de productivité.
- Selon ta propre manière de réfléchir : Il y a aussi une part de préférence personnelle dans le choix de ta vue. Si tu es plutôt visuel, la vue Galerie ou Kanban sera sûrement plus agréable pour toi. Si tu aimes aller droit au but, la vue liste ou table pourrait mieux convenir à ton style de gestion. Et ça ! Ce sera à toi de personnaliser ton Notion, ou ton template. Mais bonne nouvelle cela se fait facilement et je te livre toutes les clés pour comprendre Notion.
En résumé ! Mon meilleur conseil ici : n’aie pas peur de tester ! Tu peux modifier les vues autant de fois que nécessaire jusqu’à trouver celle qui te convient vraiment.
Pourquoi avoir différentes vues de base de données Notion ?
Nous avons vu ce qu’est une base de données, les différentes vues et comment la choisir. Il ne faut pas oublier que tu peux multiplier les vues sur une seule et même base de données.
Alors, au final, pourquoi est-ce intéressant d’avoir plusieurs vues pour une même base de données dans Notion ? C’est simple : les différentes vues te permettent d’adapter ta manière de voir et de traiter tes informations selon les besoins du moment. Et voici pourquoi cela peut faire toute la différence.
- Masquer et afficher certaines propriétés : Parfois, tu n’as pas besoin de voir toutes les informations d’un coup. Tu veux peut-être juste les titres et les dates, ou juste les statuts. Avoir plusieurs vues te permet d’épurer la présentation selon ce que tu veux visualiser à l’instant T.
- Créer des tris différents : Une base de données, c’est souvent des tonnes d’infos. Alors pourquoi ne pas créer plusieurs vues, chacune triée de manière différente ? Tu peux ainsi avoir un tri par date, par priorité, ou par catégorie dans des vues distinctes, ce qui rend la navigation beaucoup plus fluide.
- Utiliser des filtres avancés : En multipliant les vues, tu peux aussi configurer des filtres pour ne voir que certaines données à chaque fois. Par exemple, une vue pour tes tâches en retard, une autre pour celles de la semaine, et une autre pour celles que tu dois décaler. C’est un vrai gain de temps pour s’organiser efficacement.
- Collaborer avec d’autres personnes : Si tu travailles avec une équipe, chaque membre peut préférer une vue différente. L’un peut aimer la vue Kanban pour gérer les tâches, pendant que l’autre préfère la vue Table pour un aperçu plus détaillé. Créer plusieurs vues, c’est aussi s’adapter aux préférences de chacun.
Bref, avoir plusieurs vues, c’est maximiser la flexibilité de ton espace de travail dans Notion. Tu vas pouvoir adapter tes bases de données à chaque contexte sans perdre de vue l’essentiel.
Une base de données, plusieurs vues, comment organiser cela ?
Maintenant que tu sais pourquoi il est essentiel d’avoir plusieurs vues dans une base de données, la vraie question, c’est comment les organiser de manière efficace. Heureusement, Notion te permet de structurer tout ça très facilement.
- Travailler avec différents onglets : Tu peux organiser tes vues en les plaçant dans différents onglets, juste en haut de ta base de données. Cela te permet de naviguer d’une vue à l’autre en un clic, sans avoir à refaire des réglages à chaque fois. Cela t’offre une vision claire et rapide de toutes tes options d’affichage.
- Utiliser les vues liées de bases de données (linked database) : C’est un des hacks les plus puissants de Notion. Grâce aux bases de données liées, tu peux afficher la même base de données dans plusieurs endroits différents de ton espace Notion, mais sous des vues différentes à chaque fois. Tu peux par exemple avoir une base de données principale pour tes projets, et afficher uniquement certaines tâches dans d’autres pages, sous la forme d’un calendrier ou d’une chronologie.
L’idée ici, c’est d’adapter la présentation de tes données selon le contexte. Dans une page d’accueil, tu pourrais vouloir une vue simple, genre la vue liste avec peu d’infos, mais dans ta page dédiée à la gestion de projet, tu pourrais préférer une vue plus détaillée. Les bases de données liées t’offrent une personnalisation infinie pour structurer ton espace de travail comme tu l’entends.
Et là encore, il va te falloir un vrai système de gestion pour pouvoir déployer et avoir un espace de travail puissant. Et si tu veux un système clé en main, je t’invite à découvrir Flow Notion Lite, mon système de gestion Notion d’entreprise clé en main, organisé autour de 9 pôles de gestion et de nombreuses bases de données, avec sa flopée de vues différentes et pensées pour toi et ton business.