Spoiler : tout ne repose pas sur Notion.

Tu t’es lancé dans Notion, plein d’entrain, avec l’envie de créer un système Notion qui fonctionne, efficace, beau, et bien pensé…

Tu as commencé par des templates Notion gratuits. Puis, tu t’es dit que tu allais tout construire, reconstruire, déconstruire, améliorer, personnaliser.

Tu as donc créé une page. Puis deux. Puis une base de données. Puis un tableau. Puis des cases à cocher. Puis une autre base de données. Puis tu as dupliqué. Puis tu as commencé à t’y perdre. Puis t’as fermé Notion. Sans envie de le rouvrir.

Et maintenant, tu ne sais plus très bien où tu en es, limite Notes d’Iphone te fait de l’œil.

Et tu sais quoi ?

C’est complètement normal.

Ce que tu vis là, je l’ai vu chez presque tous les entrepreneurs, créateurs, ou freelances que j’ai accompagnés sur Notion. Et ce que j’ai fini par comprendre, c’est simple :

Et si le vrai problème, ce n’était pas Notion… mais la manière dont tu essayes de construire ton système Notion ?

Notion, c’est l’outil.

Notion, ce sont des Lego que tu assembles.

Et le mode d’emploi : c’est toi. C’est ton entreprise.

Pourquoi ton système Notion ne fonctionne pas (et c’est normal)

Notion n’est pas le problème

Notion est un outil incroyablement puissant.

Notion est un outil vide. Il est puissant, oui. Flexible, modulaire, évolutif. Mais sans structure, il ne sert à rien.

Oui, tu peux partir d’un template Notion, mais au commencement, derrière le template Notion, il y a des créateurs, qui ont tout construit.

Genre moi, genre mes Flow Templates Notion, qui sont de véritables centres de pilotage Business.

Lorsque tu démarres dans Notion, tu pars d’une page blanche, et tu viens construire comme des Lego, pièces après pièce, bases de données après bases de donnée, page après page.

Un outil sans structure ne sert à rien

Notion, ne pense pas à ta place. Il ne structure rien pour toi au final.

Il attend que toi, que tu viennes poser ta vision, poser tes fondations (ou les faire faire, ou les acheter préconçues)

Seul il est là est tout le problème.

Quand tu ne sais pas où tu vas, tu ne peux pas créer un espace qui te soutient, qui sera le fondement de ton entreprise, le socle de ton quotidien d’entrepreneur.

Aussi, tu peux créer un beau système.

Tu peux créer un espace super “esthétique”.

Mais s’il ne correspond pas à tes vraies priorités, à ton fonctionnement, à tes projets, il ne te servira pas.

Ou pire : il t’encombrera.

Qu’est-ce qu’un système Notion qui fonctionne ?

Définition d’un bon système de gestion dans Notion

Quand on parle de créer un système dans Notion, ce n’est pas simplement créer une to-do list, une base de données pour ses clients ou une base de données avec tes idées de contenu Instagram. C’est penser comme une entreprise.

Et chaque entreprise, qu’elle soit une multinationale ou une boîte solo, repose sur une structure.

Un système de gestion, c’est ce qui permet à ton activité de tourner sans que tu aies à tout porter sur tes épaules, tout le temps.

Les bénéfices d’un vrai système : centralisation, gain de temps, clarté

Un bon système de gestion, c’est un espace :

• Qui centralise toutes tes infos importantes
• Qui te permet de retrouver les données clés en quelques clics
• Qui t’aide à mieux gérer ton temps, tes projets, tes offres, tes clients
• Qui s’adapte à ton évolution et te libère de la charge mentale

Mais pour ça, encore faut-il penser ce système. Et ça ne commence pas dans Notion. Ça commence sur papier. Ça commence par un bon brainstorm. Ça commence par une carte mentale.

Construire un système Notion : les 7 étapes essentielles

Schématiser ton business avant de construire un système Notion qui fonctionne

Avant même de poser une brique dans Notion, tu dois poser le schéma de ton entreprise.

Une carte mentale. Une MapMind. Un schéma. Peu importe comment tu l’appelles.

L’idée ? Schématiser tout ce que tu veux retrouver dans ton espace. En pensant en termes de départements d’entreprise. Oui, même si tu es solo.

Tu es freelance ? Tu es prestataire de service ? Tu es coach, formateur ? Community Manager, Consultant, Assistante virtuelle… ?

Tu as forcément ces domaines-là dans ton business :

• Communication
• Opérations
• Finances
• Projets & Développement
• Offres & Produits
• Clients & Ventes
• RH (même si tu es seul, tu as besoin de te manager 😅)
• Peut-être aussi : logistique, Marketing, Documentation…

Pense comme-ci tu te déplaces dans les bureaux de ton entreprise, et que tu avais à nommer un directeur de chaque pôle (Spolier : je suis navrée mais bien souvent ce sera toi le Directeur de chaque pôle, coucou les solopreneurs).

👉 Puis, demande-toi : Quelles sont les données dont j’ai besoin dans chaque département ?

Quelques exemples concrets :

Communication :

• Un calendrier éditorial
• Le ton de marque
• Mes canaux (Instagram, newsletter, etc.)
• Mes templates de contenu
• Mes objectifs de visibilité

Opérations :

• Mes process récurrents
• Mes outils du quotidien
• Une bibliothèque de messages types
• Un carnet de contacts

Offres & Ventes :

• Mes offres
• Leurs prix, dates de lancement
• Mon catalogue de produits
• Mon tunnel de vente
• Mon suivi des ruptures

Et ainsi de suite…

Oui ! Ce brainstorming peut prendre plusieurs heures, voire plusieurs jours.

Mais c’est ça la fondation de ton système. Et tu verras que c’est fondamental pour la création d’une bonne organisation dans Notion, mais que ça va te faire cogiter et sera hyper bénéfique pour ta structure en général. Les fondations de ton entreprise.

🧠 Tu veux de l’aide pour cette étape ? C’est exactement ce qu’on fait dans le Notion Lab Collective.

Étape 2 : Penser base de données VS pages

Un des plus gros pièges dans Notion, c’est de créer trop de pages. Ou à l’inverse, trop peu de bases de données.

Voire trop de bases de données…

Bref. Il faut doser, et construire méthodiquement, en se responsabilisant. Créer une base de données ou une page doit se faire consciemment.

Pour cela, il y a quelques règles d’or que j’utilise et qui sont bonnes à garder en tête :

• Une page = un objectif
• Une base de données = un objectif

Rien de plus compliqué.

Pour créer une page, demande toi, là encore, si cela peut être un département de ton entreprise, ou un sous-département, un domaine d’action.

Et pour la création de tes bases de données, demande toi :

• Si tu dois trier / catégoriser / filtrer / grouper des infos → Création d’une base de données

Par exemple :

• Une liste de clients → base de données (chaque client est une fiche)
• Une espace finance complet → page (dedans on aura les dépenses, les factures, les recettes, les objectif, ect.)
• Un suivi de contenu → base de données (chaque post est une ligne)

Tu vas rapidement voir que beaucoup de choses sont des bases de données.

Une ligne de base de données est aussi une page. Tu peux y insérer du texte, des images, des liens, etc. C’est hyper puissant.

Étape 3 : Schématiser les relations de tes bases de données Notion

Une fois tes bases de données identifiées, schématisées tu peux commencer à penser, dessiner les relations entre elles.

Tu veux relier :

• Tes clients à tes factures ? Bonne idée.
• Tes offres à tes clients ? Excellent idée.
• Tes canaux de communication à tes contenus de communication ? Magnifique idée.

Parfait. Notion permet de faire ça très facilement avec les relations de bases de données et les rollups ou agrégations en français.

Mais le plus simple est de le penser visuellement : tu crées ta MapMind, tu poses chaque base de données, et tu traces les connexions logiques entre elles.

Comme si tu construisais ton propre “Sims” du business.

Tu vas voir que ça donne un joli dessin, telle une araignée géante qui là encore, permet d’identifier tout son écosystème, et tout ce que l’on peut optimiser dans son entreprise.

Étape 4 : Centraliser tes bases pour un système Notion solide et fonctionnel

Allons un peu plus dans la technique maintenant.

Tu as déjà vu dans un template Notion une page “ne pas toucher” ou “Master page de base de données” et ta curiosité t’a piqué ! Sauf qu’en ouvrant cette page, tu n’y as vu que des bases de données.

Génial ! Ton template est fait par un ou une bonne experte Notion.

Cette fameuse page “Ne pas toucher” ou Master base de données »… Perso.. je l’appelle toujours “Brain” bah c’est le cerveau de ton espace Notion.

C’est quoi le principe ? Avoir une page de sécurité qui héberge toutes tes bases de données sources.

Tu n’iras quasiment jamais dedans. Mais elle est vitale pour la stabilité de ton système.

Je t’invite à la créer et à y insérer toutes tes bases de données intégrées, celles que tu as dû schématiser à l’étape précédente.

Cela va :

• Sécuriser tes données, après tu ne travailleras qu’avec des vues liées et éviteront les catastrophes sur une suppression accidentelle.
• De travailler proprement et de façon stratégique en ayant tout ton système de gestion Notion sur une seule et même page.

Étape 5 : Construire les pages principales (les “pièces” de ta maison)

Tu as tes bases de données ? Parfait.

Maintenant, tu crées les pages mères de ton système.

Pense à elles comme à des pièces dans ta maison (on change un peu des départements de l’entreprise, mais c’est bien de ça dont on parle)

• Communication
• Offres
• Clients
• Finances
• Projets
• Etc.

Et à l’intérieur de chaque pièce, tu ajoutes les vues liées des bases de données dont tu as besoin.

Celles qui sont dans la “Master Page”, le “Brain”.

Par exemple, dans ta page “Clients”, tu pourras insérer :

• Une vue du CRM
• Une vue de la base de données des projets clients
• Une vue de la base de données To Do client
• Une vue de la base de données des documents types pour les échanges

Et là, tu verras apparaître la magie de Notion :

Tout est synchronisé.

Tu modifies une ligne dans une vue, elle se met à jour partout.

Étape 6 : Styliser pour mieux t’approprier

Maintenant que la structure est posée, ton espace est bien pensé, bien structuré, bien solide tu peux passer à la partie fun 😎

• Tu veux utiliser des emojis ou des icônes ?
• Tu veux des couleurs ? Des encadrés ?
• Tu veux que ta page d’accueil soit claire, belle, inspirante ?

Fais-toi plaisir. Le style va renforcer ton appropriation. C’est ce qui va faire que tu vas avoir envie d’y retourner. Et ça change tout.

Étape 7 : Itérer, améliorer, faire évoluer ton espace Notion

Bravo ! À ce stade de l’article tu as créé ton espace Notion, et tu as quelque chose de solide. Tu viens de construire un système Notion qui fonctionne.

Et pas de panique, ce que tu viens de faire, ce n’est pas figé.

Ton système va évoluer. Tes besoins aussi. Ton entreprise aussi. Mais avec un tel système, tu vas facilement pouvoir le faire évoluer.

C’est tout l’avantage d’un système avec une fondation solide. Tu peux affiner petit à petit. Ajouter des automatisations. Travailler tes propriétés. Créer des pages sur mesure.

Tu es passé de “je bricole dans Notion” à “je construis un vrai système de Notion qui fonctionne”.

Et crois-moi, c’est un game-changer dans ton quotidien.

🔍 FAQ – Construire un système Notion qui fonctionne

Qu’est-ce qu’un système Notion qui fonctionne ?

C’est un espace Notion structuré autour de tes vrais besoins business : il centralise tes données, te libère de la charge mentale, et évolue avec ton activité.

Pourquoi mon système Notion ne fonctionne pas ?

Souvent, c’est parce qu’il a été construit sans réflexion stratégique en amont : trop de pages, pas assez de bases de données, ou aucun lien entre les éléments.

Comment bien démarrer un système Notion ?

Commence par schématiser ton entreprise, poser une carte mentale, identifier tes départements et créer des bases de données pensées pour être reliées.

En résumé : Construire un système Notion, c’est…

🧱 Avant de construire, pense système de gestion.

🧠 Avant de toucher à Notion, fais une MapMind de ton système Notion.

📂 Une base de données = un objectif = une seule source.

🏛️ Une page = un objectif = un département = une pièce de la maison.

🔗 Tout se relie, rien ne se duplique.

🎨 Un système Notion bien construit, bien pensé qui devient ton meilleur allié et qui fonctionne.

Et maintenant ?

Tu as tout ce qu’il te faut pour repenser ton espace Notion à la racine.

Si tu veux aller plus loin :

• Tu peux rejoindre le Notion Lab Collective, mon accompagnement de groupe pour devenir autonome et maîtriser Notion.

Ton espace va changer.

Ton organisation aussi.

Tes compétence propulsées.

Et tu vas enfin arrêter de t’éparpiller.

🧪 Tu es prête à construire un système qui fonctionne vraiment ?